ecoDMS: Ihre Lösung für effiziente Archivierung
ecoDMS ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement-System, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente effizient zu digitalisieren, zu archivieren und zu verwalten. Mit Funktionen wie der automatischen Volltextindizierung, intelligenten Suchfunktionen und der revisionssicheren Archivierung bietet ecoDMS eine umfassende Lösung für die digitale Transformation.
Automatische Dokumentenerfassung
ecoDMS ermöglicht die automatische Erfassung und Archivierung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen. Egal wie Sie das Dokument importieren. Die automatische Duplikaterkennung sorgt dafür, dass Sie immer nur ein Exemplar in Ihrem Archiv haben.
- E-Mail-Archivierung: Eingehende E-Mails und/oder deren Anhänge können automatisch archiviert werden.
- Dateiimport: Bestehende Dateien aus verschiedenen Ordnern können in ecoDMS importiert und organisiert werden.
Scannen von Papierdokumenten: Papierdokumente können direkt über den ecoDMS-Client oder einen Import-Ordner eingelesen werden.
Intelligente Suchfunktionen
Die leistungsstarken Suchfunktionen von ecoDMS ermöglichen ein schnelles und effizientes Auffinden von Dokumenten.
- Volltextsuche: Durch die automatische Volltextindizierung können Inhalte von Dokumenten schnell durchsucht werden.
- Attributbasierte Suche: Dokumente können anhand von Attributen wie Datum, Autor oder Dokumententyp gefiltert werden.
- Favoriten und Filtervorlagen: Häufig genutzte Suchanfragen können als Favoriten gespeichert oder als Filtervorlagen definiert werden.
Sicherheit und Compliance
ecoDMS gewährleistet die Sicherheit und Compliance Ihrer Dokumente durch verschiedene Maßnahmen.
- Revisionssichere Archivierung: Dokumente werden unveränderbar gespeichert, um rechtlichen Anforderungen zu entsprechen.
- Zugriffssteuerung: Detaillierte Berechtigungen steuern den Zugriff auf Dokumente und Funktionen.
- Audit-Trails: Alle Aktionen an Dokumenten werden protokolliert, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
WORKZ Add-on
Das WORKZ Add-on erweitert das Dokumenten-Management-System ecoDMS mit smarten Abläufen.
- Effiziente Freigabeprozesse: Beschleunigen Sie die Freigabe von Dokumenten durch festgelegte Abläufe im WORKZ Add-on.
- Personalisierte digitale Stempel: Fügen Sie Dokumenten einen digitalen Stempel hinzu, der Benutzer, Aufgabenstatus und Ausführungszeitpunkt speichert.
- Automatische Workflows: Workflows werden automatisch ausgelöst, wenn Dokumente entsprechend klassifiziert werden, und den zuständigen Benutzern klare Aufgaben zugewiesen.
E-Rechnungen: Unterstützung von XRechnung & ZUGFeRD
ecoDMS bietet umfassende Unterstützung für die gesetzeskonforme Verarbeitung elektronischer Rechnungen, wie beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD. Damit erfüllt das System die Anforderungen der E-Rechnungspflicht, die ab 2025 in Deutschland gilt.
- Automatische Verarbeitung: E-Rechnungen können direkt in das System importiert und in lesbare Formate wie PDFs umgewandelt werden. Das Original (XML) wird revisionssicher archiviert.
- Unterstützte Formate: ecoDMS unterstützt sowohl XRechnung (Standard 3.0.1) als auch ZUGFeRD, die gängigen Formate für elektronische Rechnungen.
- Qualitätsprüfung: Jede E-Rechnung durchläuft eine automatische Validierung, die Fehler oder Warnungen anzeigt, um eine reibungslose Bearbeitung zu gewährleisten.
Einmal zahlen: 24 oder 48 Monate Updates
ecoDMS ist im Vergleich zu anderen Lösungen sehr preisgünstig. Die Lizenzen richten sich nach der Anzahl der gleichzeitigen Verbindungen. Bei 48 Monaten Softwareeupdates ergibt sich ein Preis pro Verbindung von lediglich 4,62 € im Monat.
Einstündiges Demo-Video
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